---
title: Onboarding firmy
description: Szczegółowa instrukcja wdrożenia firmy, użytkowników, uprawnień i podstawowych modułów Smartbenefit.
---

Onboarding firmy powinien być prowadzony etapami. Celem jest przygotowanie poprawnego kontekstu firmy, danych pracowników, dostępów oraz modułów, zanim użytkownicy zaczną pracę operacyjną.

## Etap 1. Przygotowanie danych przed wdrożeniem

Przed rozpoczęciem pracy w panelu przygotuj:

* listę firm lub oddziałów, które mają korzystać z systemu,
* listę administratorów i managerów,
* listę pracowników z adresami e-mail,
* strukturę zespołów,
* stanowiska,
* typy umów i warunki zatrudnienia,
* lokalizacje pracy, jeżeli firma korzysta z grafików lub rejestracji czasu pracy,
* zasady korzystania z benefitów i budżetów,
* zasady akceptacji nieobecności,
* listę osób, które mają dostęp do raportów i dokumentów.

Jeżeli firma pracuje w kilku podmiotach lub oddziałach, ustal przed wdrożeniem, które dane mają być rozdzielone per firma, a które są wspólne organizacyjnie.

## Etap 2. Utworzenie i sprawdzenie firmy

Po utworzeniu firmy sprawdź:

* nazwę firmy,
* aktywny kontekst firmy w panelu,
* administratora lub właściciela firmy,
* dostęp administratorów do firmy,
* podstawowe ustawienia modułów.

Użytkownik może widzieć dane tylko w ramach firmy, do której ma dostęp. Jeżeli konto ma dostęp do kilku firm, przed rozpoczęciem pracy należy sprawdzić, która firma jest aktualnie wybrana w panelu.

## Etap 3. Struktura organizacyjna

Dodaj dane porządkujące pracowników:

* zespoły,
* stanowiska,
* lokalizacje pracy,
* typy umów,
* pola dodatkowe używane przez firmę.

Najpierw dodaj strukturę, a dopiero potem pracowników. Dzięki temu przy tworzeniu profili można od razu przypisać właściwe stanowisko, zespół, lokalizację i warunki zatrudnienia.

## Etap 4. Typy umów i warunki zatrudnienia

Przygotuj typy umów zgodnie z procesem firmy. System obsługuje między innymi:

* pełny etat,
* część etatu,
* kontrakt,
* B2B,
* umowę zlecenie,
* umowę o dzieło,
* staż.

Warunki zatrudnienia mogą obejmować daty obowiązywania, stawkę, okres rozliczeniowy, limity czasu pracy i zasady nadgodzin. Dla grafików ważne jest rozróżnienie umów pracowniczych i cywilnoprawnych, ponieważ reguły zgodności grafiku mogą działać inaczej dla tych grup.

## Etap 5. Dodanie pracowników

Dla każdego pracownika uzupełnij:

* imię i nazwisko,
* adres e-mail,
* firmę,
* zespół,
* stanowisko,
* typ umowy lub warunki zatrudnienia,
* aktywność profilu,
* dodatkowe pola wymagane przez firmę.

Jeżeli pracownik ma korzystać z samoobsługi, adres e-mail musi być poprawny. Jeżeli pracownik ma być managerem, dodaj go najpierw jako pracownika, a następnie nadaj odpowiednie uprawnienia.

## Etap 6. Dostępy użytkowników

Po dodaniu pracowników nadaj dostępy:

* administratorom firmy,
* managerom zespołów,
* osobom obsługującym kadry,
* osobom obsługującym grafiki i czas pracy,
* osobom obsługującym benefity i budżety,
* osobom mającym dostęp do raportów i dokumentów.

Stosuj zasadę najmniejszego dostępu. Nie nadawaj uprawnień administracyjnych tylko po to, aby użytkownik zobaczył jeden moduł.

## Etap 7. Konfiguracja czasu pracy

Jeżeli firma korzysta z rejestracji czasu pracy:

* sprawdź, kto może widzieć ewidencję czasu pracy,
* skonfiguruj ustawienia czasu pracy,
* dodaj lokalizacje pracy,
* zdecyduj, czy rejestracja odbywa się ręcznie, przez QR, lokalizację lub link osobisty,
* przygotuj instrukcję dla pracowników,
* wykonaj test rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Dla QR i linków osobistych korzystaj wyłącznie z linków wygenerowanych w panelu. Nie twórz ani nie modyfikuj ich ręcznie.

## Etap 8. Konfiguracja grafików

Jeżeli firma korzysta z grafików:

* dodaj lokalizacje pracy,
* dodaj stanowiska wymagane na zmianach,
* uzupełnij warunki zatrudnienia pracowników,
* przygotuj szablony grafików, jeżeli mają być używane,
* ustal, kto może tworzyć, zmieniać i publikować zmiany,
* wykonaj test na krótkim zakresie dat.

Automatyczne generowanie grafików wymaga uprawnień managerskich oraz dostępu do dodawania lub zmiany zmian. Wygenerowane zmiany mogą mieć status roboczy i nie muszą być widoczne dla pracowników przed publikacją.

## Etap 9. Nieobecności, benefity, raporty i dokumenty

Po podstawowej konfiguracji sprawdź moduły dodatkowe:

* typy nieobecności i salda,
* dostępne budżety,
* widoczność benefitów,
* osoby odpowiedzialne za raporty,
* osoby z dostępem do dokumentów.

Każdy moduł testuj na małej grupie użytkowników. Pozwala to wykryć błędne filtry, brak uprawnień lub brak danych źródłowych przed uruchomieniem dla całej firmy.

## Etap 10. Test końcowy

Przed przekazaniem systemu użytkownikom wykonaj test:

* administrator loguje się i widzi firmę,
* manager widzi tylko właściwy zakres pracowników,
* pracownik widzi własne dane,
* pracownik może zarejestrować czas pracy, jeżeli moduł jest włączony,
* manager widzi ewidencję czasu pracy,
* korekta czasu pracy zapisuje historię,
* przykładowa nieobecność jest widoczna na liście,
* benefit jest widoczny dla właściwego pracownika,
* raport pokazuje dane z wybranego zakresu.

## Informacje, których nie należy zakładać

Nie ustawiaj samodzielnie progów powiadomień, zasad akceptacji ani odbiorców wiadomości, jeżeli nie wynikają z konfiguracji firmy lub ustaleń wdrożeniowych. Dotyczy to szczególnie benefitów, niskiej dostępności kuponów, akceptacji nieobecności i publikacji grafików.