Role i uprawnienia

Uprawnienia określają, które dane i funkcje są dostępne dla użytkownika. W Smartbenefit dostęp jest powiązany z aktywną firmą oraz rolą użytkownika.

Jak działa dostęp do danych

System sprawdza dostęp na kilku poziomach:

1. Użytkownik musi być zalogowany.
2. Użytkownik musi mieć dostęp do aktywnej firmy.
3. Dane, które użytkownik otwiera, muszą należeć do aktywnej firmy.
4. Użytkownik musi mieć uprawnienie wymagane przez dany moduł lub akcję.

Użytkownik powinien przed rozpoczęciem pracy upewnić się, że w panelu wybrana jest właściwa firma.

Zasada najmniejszego dostępu

Nadaj użytkownikowi tylko taki zakres dostępu, którego potrzebuje do pracy. Ogranicza to ryzyko przypadkowej edycji danych i ułatwia utrzymanie porządku w systemie.

Typowe role

Administrator zarządza konfiguracją firmy, pracownikami, modułami i uprawnieniami.

Manager pracuje z wybranymi pracownikami lub zespołami. Może obsługiwać grafiki, czas pracy, nieobecności i raporty w swoim zakresie.

Pracownik ma dostęp do funkcji przeznaczonych dla siebie, na przykład własnych danych, nieobecności lub benefitów, jeżeli firma udostępnia te moduły.

Konto administracyjne ma szerszy zakres dostępu i powinno być używane tylko przez osoby odpowiedzialne za administrację systemem.

Dostęp do firmy

Użytkownik widzi dane firmy tylko wtedy, gdy ma do niej przypisany dostęp. Jeżeli użytkownik działa w wielu firmach, powinien upewnić się, że pracuje w prawidłowym kontekście.

Dostęp do firmy może wynikać z tego, że użytkownik jest:

• administratorem,
• właścicielem firmy,
• pracownikiem powiązanym z firmą.

Firmy nieaktywne oraz firmy spoza widocznego zakresu użytkownika są odrzucane.

Dostęp do danych pracowników

Widoczność danych pracowników może zależeć od:

• roli użytkownika,
• przypisania do firmy,
• przypisania do zespołu,
• relacji manager-pracownik,
• aktywności pracownika,
• konfiguracji modułów.

Kontrola właściciela danych

Dane firmowe są sprawdzane względem aktywnej firmy. System rozpoznaje przynależność obiektu między innymi przez:

• bezpośrednie przypisanie do firmy,
• pracownika powiązanego z firmą,
• budżet powiązany z firmą,
• pole dodatkowe powiązane z firmą,
• typ nieobecności powiązany z firmą.

Oznacza to, że użytkownik nie powinien widzieć ani edytować danych należących do innej firmy.

Uprawnienia modułów

Najczęściej spotykane uprawnienia w panelu:

Obszar	Co kontroluje	Przykładowe uprawnienia w panelu
Pracownicy	lista, profil, struktura, stanowiska	podgląd pracowników, podgląd zespołów, podgląd stanowisk, edycja stanowisk
Typy umów	dostęp do szablonów umów	podgląd typów umów
Grafiki	tworzenie i zmiana grafików	dodawanie zmian, edycja zmian
Czas pracy	ewidencja, wpisy pracowników, ustawienia	podgląd czasu pracy, podgląd ustawień czasu pracy
Budżety i finanse	budżety, środki pracowników, operacje	podgląd budżetów, podgląd środków pracowników, podgląd operacji finansowych
Benefity	benefity, subskrypcje, zamówienia, kupony	podgląd benefitów, subskrypcji, zamówień i kuponów
Raporty	widok raportów	podgląd raportów
Formularze	szablony, kategorie i formularze	podgląd, dodawanie i edycja formularzy

Nazwy widoczne w panelu mogą zależeć od konfiguracji firmy, ale zakres działania powinien odpowiadać opisowi w tabeli.

Rekomendowane zestawy dostępów

Administrator firmy:

• zarządzanie pracownikami,
• zarządzanie zespołami i stanowiskami,
• zarządzanie uprawnieniami,
• dostęp do ustawień modułów,
• dostęp do raportów i dokumentów zgodnie z polityką firmy.

Manager zespołu:

• podgląd pracowników ze swojego zakresu,
• dostęp do grafików,
• dostęp do ewidencji czasu pracy,
• dostęp do nieobecności,
• dostęp do raportów managerskich, jeżeli firma ich używa.

Osoba od czasu pracy:

• podgląd czasu pracy,
• dostęp do ustawień czasu pracy, jeżeli ma konfigurować moduł,
• dodawanie i edycja zmian, jeżeli zarządza grafikami,
• dostęp do pracowników w zakresie obsługiwanych zespołów.

Osoba od benefitów:

• podgląd benefitów,
• podgląd subskrypcji,
• podgląd zamówień benefitów,
• podgląd kuponów,
• dostęp do budżetów, jeżeli odpowiada też za finansowanie benefitów.

Kiedy sprawdzić uprawnienia

Zweryfikuj uprawnienia, gdy użytkownik:

• nie widzi firmy,
• nie widzi pracownika,
• nie może edytować danych,
• nie ma dostępu do raportu,
• nie widzi benefitów lub budżetów,
• widzi więcej danych, niż powinien.

Procedura diagnozy problemu z dostępem

1. Sprawdź, czy użytkownik jest zalogowany na właściwe konto.
2. Sprawdź aktywną firmę.
3. Sprawdź, czy użytkownik ma dostęp do firmy jako właściciel, pracownik albo administrator.
4. Sprawdź, czy dana sprawa należy do aktywnej firmy.
5. Sprawdź wymagane uprawnienie modułu.
6. Sprawdź, czy problem nie wynika z filtrów listy.
7. Po zmianie uprawnień poproś użytkownika o odświeżenie strony lub ponowne zalogowanie, jeżeli zmiana nie jest widoczna od razu.