Onboarding firmy

Onboarding firmy powinien być prowadzony etapami. Celem jest przygotowanie poprawnego kontekstu firmy, danych pracowników, dostępów oraz modułów, zanim użytkownicy zaczną pracę operacyjną.

Etap 1. Przygotowanie danych przed wdrożeniem

Przed rozpoczęciem pracy w panelu przygotuj:

• listę firm lub oddziałów, które mają korzystać z systemu,
• listę administratorów i managerów,
• listę pracowników z adresami e-mail,
• strukturę zespołów,
• stanowiska,
• typy umów i warunki zatrudnienia,
• lokalizacje pracy, jeżeli firma korzysta z grafików lub rejestracji czasu pracy,
• zasady korzystania z benefitów i budżetów,
• zasady akceptacji nieobecności,
• listę osób, które mają dostęp do raportów i dokumentów.

Jeżeli firma pracuje w kilku podmiotach lub oddziałach, ustal przed wdrożeniem, które dane mają być rozdzielone per firma, a które są wspólne organizacyjnie.

Etap 2. Utworzenie i sprawdzenie firmy

Po utworzeniu firmy sprawdź:

• nazwę firmy,
• aktywny kontekst firmy w panelu,
• administratora lub właściciela firmy,
• dostęp administratorów do firmy,
• podstawowe ustawienia modułów.

Użytkownik może widzieć dane tylko w ramach firmy, do której ma dostęp. Jeżeli konto ma dostęp do kilku firm, przed rozpoczęciem pracy należy sprawdzić, która firma jest aktualnie wybrana w panelu.

Etap 3. Struktura organizacyjna

Dodaj dane porządkujące pracowników:

• zespoły,
• stanowiska,
• lokalizacje pracy,
• typy umów,
• pola dodatkowe używane przez firmę.

Najpierw dodaj strukturę, a dopiero potem pracowników. Dzięki temu przy tworzeniu profili można od razu przypisać właściwe stanowisko, zespół, lokalizację i warunki zatrudnienia.

Etap 4. Typy umów i warunki zatrudnienia

Przygotuj typy umów zgodnie z procesem firmy. System obsługuje między innymi:

• pełny etat,
• część etatu,
• kontrakt,
• B2B,
• umowę zlecenie,
• umowę o dzieło,
• staż.

Warunki zatrudnienia mogą obejmować daty obowiązywania, stawkę, okres rozliczeniowy, limity czasu pracy i zasady nadgodzin. Dla grafików ważne jest rozróżnienie umów pracowniczych i cywilnoprawnych, ponieważ reguły zgodności grafiku mogą działać inaczej dla tych grup.

Etap 5. Dodanie pracowników

Dla każdego pracownika uzupełnij:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• firmę,
• zespół,
• stanowisko,
• typ umowy lub warunki zatrudnienia,
• aktywność profilu,
• dodatkowe pola wymagane przez firmę.

Jeżeli pracownik ma korzystać z samoobsługi, adres e-mail musi być poprawny. Jeżeli pracownik ma być managerem, dodaj go najpierw jako pracownika, a następnie nadaj odpowiednie uprawnienia.

Etap 6. Dostępy użytkowników

Po dodaniu pracowników nadaj dostępy:

• administratorom firmy,
• managerom zespołów,
• osobom obsługującym kadry,
• osobom obsługującym grafiki i czas pracy,
• osobom obsługującym benefity i budżety,
• osobom mającym dostęp do raportów i dokumentów.

Stosuj zasadę najmniejszego dostępu. Nie nadawaj uprawnień administracyjnych tylko po to, aby użytkownik zobaczył jeden moduł.

Etap 7. Konfiguracja czasu pracy

Jeżeli firma korzysta z rejestracji czasu pracy:

• sprawdź, kto może widzieć ewidencję czasu pracy,
• skonfiguruj ustawienia czasu pracy,
• dodaj lokalizacje pracy,
• zdecyduj, czy rejestracja odbywa się ręcznie, przez QR, lokalizację lub link osobisty,
• przygotuj instrukcję dla pracowników,
• wykonaj test rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Dla QR i linków osobistych korzystaj wyłącznie z linków wygenerowanych w panelu. Nie twórz ani nie modyfikuj ich ręcznie.

Etap 8. Konfiguracja grafików

Jeżeli firma korzysta z grafików:

• dodaj lokalizacje pracy,
• dodaj stanowiska wymagane na zmianach,
• uzupełnij warunki zatrudnienia pracowników,
• przygotuj szablony grafików, jeżeli mają być używane,
• ustal, kto może tworzyć, zmieniać i publikować zmiany,
• wykonaj test na krótkim zakresie dat.

Automatyczne generowanie grafików wymaga uprawnień managerskich oraz dostępu do dodawania lub zmiany zmian. Wygenerowane zmiany mogą mieć status roboczy i nie muszą być widoczne dla pracowników przed publikacją.

Etap 9. Nieobecności, benefity, raporty i dokumenty

Po podstawowej konfiguracji sprawdź moduły dodatkowe:

• typy nieobecności i salda,
• dostępne budżety,
• widoczność benefitów,
• osoby odpowiedzialne za raporty,
• osoby z dostępem do dokumentów.

Każdy moduł testuj na małej grupie użytkowników. Pozwala to wykryć błędne filtry, brak uprawnień lub brak danych źródłowych przed uruchomieniem dla całej firmy.

Etap 10. Test końcowy

Przed przekazaniem systemu użytkownikom wykonaj test:

• administrator loguje się i widzi firmę,
• manager widzi tylko właściwy zakres pracowników,
• pracownik widzi własne dane,
• pracownik może zarejestrować czas pracy, jeżeli moduł jest włączony,
• manager widzi ewidencję czasu pracy,
• korekta czasu pracy zapisuje historię,
• przykładowa nieobecność jest widoczna na liście,
• benefit jest widoczny dla właściwego pracownika,
• raport pokazuje dane z wybranego zakresu.

Informacje, których nie należy zakładać

Nie ustawiaj samodzielnie progów powiadomień, zasad akceptacji ani odbiorców wiadomości, jeżeli nie wynikają z konfiguracji firmy lub ustaleń wdrożeniowych. Dotyczy to szczególnie benefitów, niskiej dostępności kuponów, akceptacji nieobecności i publikacji grafików.