Czas pracy i grafiki

Moduł czasu pracy i grafików pomaga planować pracę, rejestrować rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz analizować wykonanie względem planu.

Grafiki

Grafik określa plan pracy pracowników w wybranym zakresie dat. Może być używany przez managerów do planowania zmian, kontroli obecności i przygotowania raportów.

Przy pracy z grafikiem zwracaj uwagę na:

• wybrany zakres dat,
• aktywną firmę,
• filtry zespołów i pracowników,
• konflikty zmian,
• kompletność danych pracowników.

Rejestracja czasu pracy

Czas pracy może zawierać rozpoczęcie i zakończenie pracy, a także dodatkowe dane zależne od konfiguracji firmy. Jeżeli firma korzysta z kodów QR lub lokalizacji, pracownik powinien używać właściwego sposobu rejestracji.

Sposoby rejestracji

Firma może korzystać z jednego lub kilku sposobów rejestracji:

• ręczna rejestracja w panelu pracownika,
• rejestracja przez kod QR,
• rejestracja przez osobisty link pracownika,
• rejestracja z lokalizacją GPS, jeżeli firma tego wymaga.

Jeżeli firma korzysta z QR lub linku osobistego, używaj wyłącznie linków wygenerowanych w panelu. Nie twórz ani nie modyfikuj ich ręcznie.

Akcje rejestracji czasu pracy

System obsługuje cztery akcje:

Akcja w panelu	Kiedy używać
Rozpocznij	rozpoczęcie pracy lub rozpoczęcie pierwszego wpisu dnia
Przerwij	przerwanie pracy, na przykład rozpoczęcie przerwy
Wznów	wznowienie pracy po przerwie
Zakończ	zakończenie pracy w danym dniu lub wpisie

Pracownik powinien wykonywać akcje w kolejności zgodnej z rzeczywistym przebiegiem pracy. Jeżeli firma nie używa przerw, typowy przebieg to rozpoczęcie i zakończenie pracy.

Rejestracja przez QR

Instrukcja dla pracownika:

1. Otwórz ekran skanowania lub link QR udostępniony przez firmę.
2. Zeskanuj kod albo otwórz link.
3. Wybierz właściwą akcję, na przykład rozpoczęcie lub zakończenie pracy.
4. Zezwól na lokalizację, jeżeli panel o to poprosi i firma wymaga lokalizacji.
5. Poczekaj na potwierdzenie rejestracji.

Jeżeli rejestracja się nie powiedzie, pracownik powinien zgłosić problem managerowi razem z godziną próby i używaną akcją.

Instrukcja dla managera:

Ekrany QR są dostępne w zakładce Czas pracy w ustawieniach. Sekcja pojawia się przy zapisanych lokalizacjach.

1. Otwórz Ustawienia.
2. Wejdź w zakładkę Czas pracy.
3. Dodaj i zapisz lokalizacje pracy.
4. W sekcji Ekrany QR dla lokalizacji znajdź właściwą lokalizację.
5. Kliknij Otwórz ekran lub Kopiuj, jeżeli chcesz skopiować link i otworzyć go na innym urządzeniu.

Jeżeli widzisz komunikat o braku zapisanych lokalizacji, dodaj lokalizacje i zapisz ustawienia przed uruchomieniem ekranów QR.

Rejestracja przez link osobisty

Link osobisty może być wygenerowany dla pracownika i używany jako bezpośredni link rejestracji czasu pracy. Traktuj go jak osobisty dostęp do rejestracji i nie udostępniaj innym osobom.

Link osobisty traktuj jak dostęp do rejestracji czasu pracy. Nie należy go publicznie udostępniać ani przesyłać osobom, które nie powinny rejestrować czasu w imieniu pracownika.

Lokalizacja

Jeżeli firma używa lokalizacji, system może przesyłać szerokość i długość geograficzną przy rejestracji. Pracownik powinien mieć włączone usługi lokalizacji i zezwolenie przeglądarki lub aplikacji.

Brak lokalizacji może wynikać z:

• odmowy zgody w przeglądarce,
• wyłączonej lokalizacji w urządzeniu,
• słabego sygnału GPS,
• trybu prywatnego lub ograniczeń urządzenia,
• braku połączenia z internetem.

Korekty czasu pracy

Manager lub administrator może poprawić dane czasu pracy, jeżeli użytkownik ma odpowiednie uprawnienia. Przy korekcie warto podać wartości zgodne z rzeczywistym przebiegiem pracy.

System przechowuje historię zmian dla ręcznych korekt dat rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dzięki temu można sprawdzić:

• kto wprowadził korektę,
• kiedy korekta została wykonana,
• które pole zmieniono,
• jaka była poprzednia i nowa wartość.

Historia dotyczy ręcznych zmian daty rozpoczęcia i zakończenia. Najnowsze wpisy są prezentowane jako pierwsze.

Zatwierdzanie

Po edycji wpis czasu pracy może zostać oznaczony jako potwierdzony. Przed zatwierdzeniem sprawdź, czy godziny, przerwy i przypisanie do pracownika są prawidłowe.

Aktualnie flaga automatycznego potwierdzania grafiku na pracowniku jest przechowywana jako preferencja. Sama obecność tej flagi nie oznacza automatycznej publikacji grafików, akceptacji propozycji ani automatycznego zatwierdzania wpisów czasu pracy, jeżeli nie zostało to osobno wdrożone w procesie firmy.

Dostęp managera do ewidencji

Manager lub osoba odpowiedzialna za czas pracy powinna mieć dostęp do:

• podglądu wpisów czasu pracy,
• ustawień czasu pracy, jeżeli konfiguruje moduł,
• grafików, jeżeli tworzy lub zmienia zmiany,
• danych pracowników w swoim zakresie.

Bez tych uprawnień użytkownik może nie widzieć ewidencji, ustawień lub profilu pracownika.

Typowe problemy z rejestracją

Pracownik nie może rozpocząć pracy:

• sprawdź, czy używa właściwego linku lub kodu QR,
• sprawdź, czy lokalizacja została udostępniona, jeśli jest wymagana.
• sprawdź, czy pracownik ma dostęp do lokalizacji w ustawieniach pracownika lub zespołu.

Kod QR nie działa:

• odśwież ekran z kodem,
• sprawdź połączenie z internetem,
• sprawdź, czy link nie został zmieniony ręcznie,
• przygotuj link ponownie, jeżeli obecny nie działa.

Godziny w ewidencji są niepoprawne:

• sprawdź strefę czasową urządzenia,
• sprawdź, czy pracownik nie wykonał akcji na niewłaściwym koncie,
• wykonaj korektę z poziomu managera i sprawdź historię zmian.