Uruchomienie firmy — lista kontrolna

Instrukcja dla administratora uruchamiającego firmę. Zacznij od danych organizacyjnych, pracowników i dostępów, a następnie skonfiguruj moduły potrzebne od pierwszego dnia.

1. Przygotuj dane

Przed rozpoczęciem pracy w panelu przygotuj:

• listę firm lub oddziałów, które mają korzystać z systemu,
• listę administratorów i managerów,
• listę pracowników z adresami e-mail,
• strukturę zespołów,
• stanowiska,
• typy umów i warunki zatrudnienia,
• lokalizacje pracy, jeżeli firma korzysta z grafików lub rejestracji czasu pracy,
• zasady korzystania z benefitów i budżetów,
• zasady akceptacji nieobecności,
• listę osób, które mają dostęp do raportów i dokumentów.

Jeżeli firma pracuje w kilku podmiotach lub oddziałach, ustal przed wdrożeniem, które dane mają być rozdzielone per firma, a które są wspólne organizacyjnie.

2. Wykonaj konfigurację

• Sprawdź firmę, administratorów, zespoły, stanowiska i lokalizacje.
• Przygotuj typy umów i warunki zatrudnienia.
• Dodaj pracowników z poprawnymi adresami e-mail.
• Nadaj role i uprawnienia zgodnie z zakresem odpowiedzialności.
• Skonfiguruj rejestrację czasu pracy, jeżeli firma jej używa.
• Przygotuj planowanie grafików, jeżeli firma go używa.
• Sprawdź typy nieobecności i salda.
• Sprawdź budżety i widoczność benefitów.
• Sprawdź dostęp do raportów i kompletność danych.
• Ustal dostęp do dokumentów.

3. Przetestuj uruchomienie

Przed przekazaniem systemu użytkownikom wykonaj test:

• administrator loguje się i widzi firmę,
• manager widzi tylko właściwy zakres pracowników,
• pracownik widzi własne dane,
• pracownik może zarejestrować czas pracy, jeżeli moduł jest włączony,
• manager widzi ewidencję czasu pracy,
• korekta czasu pracy zapisuje historię,
• przykładowa nieobecność jest widoczna na liście,
• benefit jest widoczny dla właściwego pracownika,
• raport pokazuje dane z wybranego zakresu.

Wykonaj test na jednym administratorze, jednym managerze i jednym pracowniku. Kolejne moduły uruchamiaj po sprawdzeniu procesu na małej grupie.

Ustal zasady procesu

Nie ustawiaj samodzielnie progów powiadomień, zasad akceptacji ani odbiorców wiadomości, jeżeli nie wynikają z konfiguracji firmy lub ustaleń wdrożeniowych. Dotyczy to szczególnie benefitów, niskiej dostępności kuponów, akceptacji nieobecności i publikacji grafików.